Was macht eigentlich eine Eventagentur?

Eine Eventagentur ist eine Zwischenfunktion zwischen dem Auftraggeber, und deren Kunden oder Mitarbeiter etc.
Sie spezialisieren sich meist auf einen Branche oder Zielgruppe um die größtmögliche Kompetenz vorzuweisen. So kann man als Kunde eine spezielle Eventagentur für den jeweiligen Bedarf wählen. So lassen sich Agenturen speziell für Messeauftritte, Firmenpräsentationen, Wohltätigkeitsveranstaltungen, Kongresse etc. in dem großen Pool an Dienstleistern finden.

Die Eventagentur ist auch für das passende Gedeck zuständig (c) Rainer Sturm  / pixelio.de

Die Eventagentur ist auch für das passende Gedeck zuständig (c) Rainer Sturm / pixelio.de


Die Aufgaben der Eventagentur belaufen sich darauf, dass sie die komplette Planung bis hin zur Abrechnung der Veranstaltung übernehmen und ständig mit dem Kunden absprechen. Die Vorteile darin sind, dass die Eventagentur auf ein größeres Netzwerk von Dienstleistern, sowie Locations und z.B. Hostessen zu greifen können, und vor allem bessere Preise für den Kunden erfragen und verhandeln können.

Eventagentur – Planung, Dürchführung, Dokumentation und Nachbereitungen

Eine Full Service Agentur kristallisiert sich schon bei den ersten Gesprächen mit dem Kunden heraus. Das erste Beratungsgespräch beinhaltet die Aufnahme der Kundenwünsche, sowie die Einstufung, ob die Ideen mit der vorgegebenen Budgetierung des Kunden umzusetzen sind.
Als nächster Schritt wird auf Basis der Kundenwünsche und dem vorgegebenen Budget Ideen zusammengetragen und ein Konzept ausgearbeitet.
Hierbei muss die Agentur schon ein erstes Auge dafür entwickeln, ob das Konzept stimmig ist, und vor allem ob das Budget ausreicht.
Nach Absprache mit dem Kunden, gilt es daran, weitere Budgets zu erfragen, Termine zu bestätigen und sich ein grobes Gerüst des Projektablaufplan bzw. Veranstaltungsablaufsplan zu erstellen.
Dieses geschieht durch die kontinuierlich gute Zusammenarbeit aller Dienstleister und Absprachen aller. Hier zeigt sich, welche wichtige Funktion die Eventagentur einnimmt. Sie ist Drahtzieher und Mittelspieler.

Die Eventagentur muss immer einen genauen Überblick über die Termine, Funktionen der verschiedenen Dienstleistern und dem Veranstaltungsablaufplan haben und gegebenenfalls bei Problemen entgegenwirken. Grob gesprochen ist die Eventagentur für die Planung Dürchführung, Dokumentation und Nachbereitungen des jeweiligen Events verantwortlich.
Die Eventagentur ist also der Dreh- und Wendepunkt, wenn es darum geht, mit allen Dienstleistern zu kommunizieren, Absprachen einzuhalten und schlussendlich die Rechnungen zu begleichen.
Eine korrekte Arbeitsweise ist existenziell für die Agentur da sie bei schuldhaften vertraglichen oder deliktischen Verhalten haften.
Wer in einer Agentur arbeiten möchte sollte ein abgeschlossenes Eventmanagement Studium vorweisen.

No comments yet.

Leave a Reply